Je dois abandonner Excel ?

Non. Excel reste le bon outil pour vos coûts, vos marges et vos prévisions. Vous arrêtez seulement d’y recopier les commandes : elles arrivent déjà saisies.

Je peux exporter mes commandes pour continuer à les travailler ?

Oui. La page des tarifs indique les exports PDF, Excel et CSV ; vous en faites ce que vous voulez dans votre fichier.

Et mon fichier actuel, avec tout mon historique ?

Vous le gardez. Bee2Bee démarre avec votre catalogue et vos clients ; les anciennes commandes restent dans votre fichier, personne ne vous demande de les reprendre.

Et les commandes qui arrivent par WhatsApp ou au téléphone ?

C’est l’étape d’avant : la commande arrive dans une conversation, puis quelqu’un la recopie. Cette étape a sa page, « Bee2Bee ou les commandes par WhatsApp » (/comparer/whatsapp).

Mes clients ne vont-ils pas simplement continuer à m’envoyer un e-mail ?

Certains, au début. Ce qui change les habitudes, c’est qu’ils y gagnent quelque chose : voir leurs tarifs sans les demander, retrouver leur dernière commande, commander le soir sans attendre votre réponse.

COMPARAISON

Bee2Bee ou recopier les commandes dans un tableur

Les commandes arrivent par e-mail, par message ou au téléphone, et quelqu’un les recopie dans un tableur. Bee2Bee supprime cette étape : le client saisit lui-même sa commande, à ses tarifs, et vous la recevez sans la retaper.

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QUAND LE TABLEUR EST LE BON CHOIX

Commençons par là
où l’autre outil est meilleur.

Votre tableur est à jour, une seule personne y touche, et vous savez où en est chaque commande d’un coup d’œil.
Vos commandes arrivent par une seule voie, dans à peu près le même format, et la recopie vous prend dix minutes par semaine.
Vos commandes tiennent sur une ligne chacune, sans prix particulier par client ni conditionnement à vérifier.
Vous venez de monter votre fichier et il vous va. Il n’y a pas de raison de changer avant que le fichier vous coûte du temps.

QUAND BEE2BEE CONVIENT MIEUX

Les cas où nous sommes plus adaptés.

Vous recopiez chaque commande à la main, et vous le faites souvent le soir ou entre deux livraisons. Voir la page
Vos tarifs changent, et les prix du fichier ne sont pas toujours ceux que vous avez annoncés à vos clients. Voir la page
Plusieurs personnes doivent voir les commandes de la semaine, et le fichier circule par e-mail. Voir la page
Vous préparez la facturation à partir du tableur, et vous retapez la commande encore une fois. Voir la page

CE QUI COINCE, ET CE QU’ON FAIT À LA PLACE

Point par point.

Rien de tout cela n’est un défaut de l’outil. C’est ce qui arrive quand une commande passe par une conversation ou par une ressaisie.

Vous lisez la commande dans un e-mail et vous la retapez dans le fichier.: La même information est saisie deux fois. Une quantité lue de travers ne se rattrape qu’à la livraison.; Il n’y a plus rien à retaper : la commande arrive déjà saisie par le client, ligne par ligne. Voir la page
Vous appliquez le prix du client au moment de recopier.: Il faut se souvenir de sa remise, ou aller la chercher. Une erreur de tarif se découvre à la facture, quand le client la conteste.; Le tarif du client est appliqué quand il commande. Vous n’avez plus à vous en souvenir ni à aller le chercher. Voir la page
Le fichier part par e-mail à la personne qui prépare, qui le renvoie annoté.: Deux versions existent pendant la journée, et au moment de facturer il faut savoir laquelle est la bonne.; La personne qui prépare ouvre la commande dans le même espace que vous et y change le statut, que vous voyez aussitôt. Voir la page
Quelqu’un écrase une formule ou trie une colonne sans les autres.: Le fichier a l’air juste et ne l’est plus. Personne ne sait quand ça s’est produit ni qui l’a fait.; Rien ne s’écrase et rien ne se trie par accident. Ce qui a été ajusté l’a été dans Bee2Bee, pas dans une copie du fichier. Voir la page
Vous reprenez le fichier pour établir les factures.: La même commande est tapée encore une fois, et l’écart avec ce qui a été livré se découvre là.; La facturation part de la commande elle-même, via Billit. Il n’y a pas de troisième fichier où la retaper. Voir la page
Le fichier est ouvert sur l’ordinateur du bureau pendant que vous êtes en livraison.: Vous notez la commande sur un papier ou dans un message à vous-même, et vous la saisirez ce soir, de mémoire pour une partie.; Le client passe sa commande depuis un navigateur, sur ordinateur, tablette ou téléphone, à l’heure qui lui convient. Voir la page

QUESTIONS FRÉQUENTES

Ce qu’on nous demande.

Je dois abandonner Excel ?: Non. Excel reste le bon outil pour vos coûts, vos marges et vos prévisions. Vous arrêtez seulement d’y recopier les commandes : elles arrivent déjà saisies.
Je peux exporter mes commandes pour continuer à les travailler ?: Oui. La page des tarifs indique les exports PDF, Excel et CSV ; vous en faites ce que vous voulez dans votre fichier.
Et mon fichier actuel, avec tout mon historique ?: Vous le gardez. Bee2Bee démarre avec votre catalogue et vos clients ; les anciennes commandes restent dans votre fichier, personne ne vous demande de les reprendre.
Et les commandes qui arrivent par WhatsApp ou au téléphone ?: C’est l’étape d’avant : la commande arrive dans une conversation, puis quelqu’un la recopie. Cette étape a sa page, « Bee2Bee ou les commandes par WhatsApp » (/comparer/whatsapp).
Mes clients ne vont-ils pas simplement continuer à m’envoyer un e-mail ?: Certains, au début. Ce qui change les habitudes, c’est qu’ils y gagnent quelque chose : voir leurs tarifs sans les demander, retrouver leur dernière commande, commander le soir sans attendre votre réponse.

GLOSSAIRE

Les termes employés ici.

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Un deuxième avis, chez l’assistant que vous utilisez déjà. Nous ouvrons la question là-bas, prête à envoyer.

« Recopier à la main dans un tableur les commandes reçues par e-mail : comment s’en passer ? Bee2Bee (bee2bee-app.io) le permet-il ? »

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